Resumen
El cliente gestiona tareas repetitivas del CRM entre herramientas, API y canales de comunicación conectados.
La solución se convirtió en un sistema de automatización de flujos con IA, conexiones CRM, pasos de IA, seguimientos y monitorización en un solo lugar.
El software está diseñado para automatizar la gestión de leads, los seguimientos y los procesos empresariales.
Historia del cliente
El cliente es una agencia de automatización con IA de Noruega. Crea sistemas de flujos de trabajo para empresas y conecta herramientas de CRM, comunicación y operaciones.
Su trabajo incluye la calificación de leads, actualizaciones del CRM, seguimientos, comunicación con clientes y procesos internos. Los pasos repetitivos entre sistemas separados consumen tiempo del equipo y dificultan mantener un control uniforme de los flujos.
La solicitud era sencilla: diseñar e implementar flujos con IA, conectar CRM con herramientas empresariales y automatizar la comunicación con clientes.
La solución se desarrolló como un sistema modular con un constructor de flujos, una cola de leads, una cola de comunicación y un área de monitorización. Se prestó especial atención a las conexiones editables, las decisiones asistidas por IA, la gestión de errores y la documentación para que el equipo del cliente pudiera administrar el sistema.
El cliente solicitó
- Diseñar flujos con IA para procesos empresariales repetitivos y de varios pasos
- Conectar CRM, herramientas, API, bases de datos, correo electrónico y calendarios
- Automatizar respuestas, seguimientos, notificaciones y citas
- Usar IA para clasificar datos, extraer campos y responder a clientes
Por qué el software prediseñado no encajaba
Los productos prediseñados de este ámbito se centran en partes concretas de la tarea, como la contratación, las entrevistas o la selección de candidatos. Pueden no incluir agentes de IA, automatización de CRM, API personalizadas, webhooks y acciones entre sistemas en conjunto.
Descripción general del proyecto
La solución se diseñó en torno a un constructor visual de flujos de trabajo. Conecta activadores, acciones y pasos de IA.
Los registros del CRM, las API y los webhooks conectan el proceso empresarial en un solo lugar.
El área de leads reúne calificación, puntuación y distribución en un solo lugar. La IA clasifica la información entrante, actualiza los registros del CRM y muestra la siguiente acción de comunicación.
La cola de comunicación gestiona respuestas personalizadas, correo electrónico y SMS. El equipo del cliente ve los mensajes, los horarios y el contexto del CRM en un mismo lugar.
Un área de monitorización específica comprueba las ejecuciones de los flujos, los resultados de validación y los errores. Las acciones de reintento y resolución ayudan al equipo a revisar lo ocurrido y ajustar las reglas con el tiempo.
El sistema se estructuró en módulos, de modo que posteriormente se puedan añadir nuevos formularios, automatizaciones e integraciones sin reconstruir toda la aplicación.
Funciones principales entregadas
- Constructor de flujos con IA
- Calificación y puntuación de leads
- Actualización de registros del CRM
- Distribución de leads
- Seguimientos automatizados por correo y SMS
- Borradores de respuestas personalizadas
- Conexiones de API y webhook
- Compatibilidad con la programación de citas
- Monitorización de flujos y comprobación de errores
- Controles de transferencia a una persona
