Resumen
La empresa gestiona aprobaciones, registros y documentos mediante procesos desconectados de Microsoft 365.
La solución se convirtió en un espacio de trabajo conectado de Power Apps y Power Automate para solicitudes, aprobaciones e informes.
Está diseñada para reducir el trabajo manual y el tiempo dedicado a transferir información entre procesos empresariales.
Historia del cliente
El cliente es una empresa de servicios profesionales de Suiza. Gestiona aprobaciones, solicitudes y documentos en Microsoft 365.
Los equipos administrativos y financieros gestionan la introducción repetitiva de datos, documentos e informes. Los sitios, listas y bibliotecas de documentos de SharePoint también requieren una gestión coordinada del contenido.
La solicitud era sencilla: crear aplicaciones de Power Apps para automatizar flujos, conectar Power Automate con las herramientas de Microsoft 365 de la empresa, automatizar las comunicaciones del flujo y proporcionar informes operativos.
La solución se diseñó en torno a las reglas y los datos existentes de la empresa. Se organizó en pantallas de solicitudes y aprobaciones, registros de SharePoint e informes.
Las integraciones modulares dejaron margen para futuras ampliaciones.
El cliente solicitó
- Crear Power Apps para aprobaciones, seguimiento de tareas y operaciones empresariales
- Conectar Power Automate con Microsoft 365 y los sistemas empresariales
- Automatizar notificaciones, recordatorios, correos electrónicos y asignaciones de tareas del flujo
- Proporcionar informes, paneles, análisis y generación automatizada de informes
Por qué el software prediseñado no encajaba
Los productos prediseñados de gestión de flujos cubren la automatización de procesos, las aprobaciones y la coordinación de tareas, pero sus interfaces y posibilidades de personalización pueden no adaptarse a las operaciones de esta empresa. Era necesario desarrollar software personalizado para definir los pasos del flujo según los protocolos y procedimientos del cliente, manteniendo conectados los datos de Microsoft 365.
Descripción del proyecto
La solución se diseñó en torno a Power Apps para enviar solicitudes, revisar aprobaciones y realizar el seguimiento de tareas. Las aplicaciones de lienzo o basadas en modelos proporcionan la interfaz para los procesos específicos de la empresa.
Para gestionar las aprobaciones, Power Automate dirige las solicitudes mediante decisiones secuenciales o basadas en roles y registra los resultados. Los eventos del flujo también activan notificaciones, recordatorios y asignaciones de tareas.
La integración con SharePoint mantiene juntos los registros de listas, los documentos y los resultados de las aprobaciones. El sistema conecta SharePoint, Microsoft Lists y Excel cuando el proceso lo requiere.
Se prestó especial atención a la visibilidad operativa. Power BI recibe filas de conjuntos de datos, crea conjuntos de datos push y los actualiza para informes y paneles.
La solución se organizó en módulos para añadir nuevos formularios, automatizaciones e integraciones sin reconstruir todo el sistema. También se incluyeron documentación y formación para que el equipo del cliente pueda gestionar el sistema de forma independiente.
Funciones principales entregadas
- Aplicaciones de solicitudes y aprobaciones con Power Apps
- Flujos de aprobación secuenciales y basados en roles
- Gestión de listas y documentos de SharePoint
- Correos electrónicos, alertas, recordatorios y notificaciones automatizados
- Asignación de tareas y seguimiento del estado del flujo
- Integraciones con Microsoft 365 y sistemas empresariales
- Informes de Power BI y paneles operativos
- Resolución de problemas, pruebas, documentación y optimización de flujos
