Resumen
El cliente controla los productos, las ventas, las compras y las existencias en archivos desconectados, lo que hace repetitivas las actualizaciones y los informes.
La solución se convirtió en un libro de trabajo controlado de Excel y VBA para gestionar existencias, pedidos e informes.
El software está diseñado para reducir el trabajo manual relacionado con las existencias y el tiempo dedicado a preparar información empresarial fiable.
Historia del cliente
El cliente es un distribuidor de productos de Rumanía. Gestiona productos, ventas, compras, proveedores y existencias en Excel, además de tramitar pedidos de clientes y facturas.
Mantener los saldos actualizados consume tiempo al equipo. Los movimientos de inventario, la información de ventas y los registros de compras deben permanecer conectados cuando los productos se reciben, envían, entregan o devuelven.
La solicitud era sencilla: automatizar las actualizaciones de inventario a partir de las transacciones, mostrar claramente el rendimiento del inventario y las ventas, generar informes e importar los datos existentes de los archivos utilizados.
La solución se diseñó en torno a un libro de trabajo controlado con formularios de transacciones, tablas protegidas, paneles, vistas de informes y flujos de importación. El procesamiento de pedidos, las facturas y las alertas de inventario se proporcionaron como módulos conectados.
El cliente solicitó
- Actualizar el inventario a partir de ventas, compras, recepciones, envíos, entregas y devoluciones
- Mostrar paneles, gráficos, KPI, filtros y análisis de tendencias
- Generar informes de inventario, ventas, compras, valoración y actividad diaria
- Importar datos existentes y actualizar informes desde archivos de origen
Por qué el software prediseñado no encajaba
Los productos de automatización de almacenes se centran en robots, vehículos automatizados y operaciones de manipulación de materiales, mientras que este cliente necesitaba gestionar transacciones de inventario, pedidos, facturas, importaciones e informes en Excel. El libro de trabajo personalizado se adaptó a la forma existente del cliente de gestionar existencias, ventas, compras e información de proveedores.
Descripción general del proyecto
La solución se diseñó en torno a Microsoft Excel, con automatización VBA, formularios, listas desplegables y tablas protegidas. Esto proporciona al distribuidor un único lugar controlado para gestionar la información de existencias, pedidos y proveedores.
Para gestionar los movimientos de existencias, una pantalla de registro de transacciones registra ventas, compras y ajustes de inventario. Los saldos acumulados se actualizan a partir de las transacciones registradas.
El panel de inventario muestra las existencias actuales, los puntos de reposición y las alertas de existencias bajas. Los filtros, segmentaciones y acciones de actualización mantienen la vista centrada en los productos o periodos necesarios.
El área de informes combina tablas dinámicas, tablas resumen y gráficos de tendencias. Incluye información sobre ventas, compras y roturas de stock, con filtros para su revisión.
Se prestó especial atención a las importaciones y los documentos comerciales. Los archivos CSV y XML pueden alimentar el libro de trabajo, mientras que las facturas y los resúmenes pueden prepararse para exportarlos a PDF o enviarlos por correo electrónico.
Funciones principales entregadas
- Actualizaciones automáticas de existencias a partir de ventas, compras, recepciones, envíos, entregas y devoluciones
- Actualizaciones masivas de existencias de productos
- Gestión de registros del diario de inventario
- Panel de inventario con alertas de existencias bajas y puntos de reposición
- Informes de ventas, compras, inventario y roturas de stock
- Gráficos, KPI, filtros, segmentaciones y análisis de tendencias
- Procesamiento de pedidos de clientes
- Generación de facturas con detalles de productos
- Importación de datos CSV y XML
