PROYECTO

Software de gestión de relaciones con clientes para flujos de ventas conectados

Desarrollo de CRM personalizado, Gestión de clientes potenciales, Configuración del embudo de ventas, Automatización de flujos de trabajo, Integración con Zoho, Migración de datos, Traspasos a proyectos y contabilidad

  • Sector: Servicios profesionales
  • Letonia Ubicación: Letonia
  • Plazo de entrega: 16 semanas
  • Tecnologías: Python, JavaScript / TypeScript (Node.js)
4+ meses

El trabajo comercial de este cliente está repartido entre registros del CRM, hojas de cálculo y herramientas de gestión de proyectos. Esto hace que coordinar clientes y ventas requiera tiempo manual adicional. El software de gestión de relaciones con clientes reúne estas actividades en un espacio de trabajo basado en Zoho. Recibe clientes potenciales y registros de clientes, y ofrece a la empresa de servicios profesionales un lugar conectado para gestionar embudos y seguimientos.

Resumen

Problema

El cliente gestiona el trabajo con clientes y ventas mediante aplicaciones desconectadas, hojas de cálculo y sistemas heredados.

Solución

La solución se convirtió en un espacio de trabajo Zoho personalizado para clientes potenciales, embudos de ventas, automatización y operaciones conectadas.

Resultado

El software está diseñado para reducir el trabajo manual y las tareas repetidas desde la gestión de clientes potenciales hasta la entrega y la contabilidad.

Historia del cliente

El cliente es una empresa de servicios profesionales de Letonia. Coordina clientes potenciales, ventas y proyectos en varias aplicaciones empresariales.

La información de clientes y la actividad comercial están repartidas entre herramientas desconectadas. La empresa también gestiona los proyectos en aplicaciones independientes.

La solicitud era sencilla: configurar una suite, conectar herramientas externas y migrar los datos existentes. También solicitó captura, enrutamiento y aprobaciones automatizadas de clientes potenciales, así como presupuestos, facturas y seguimiento de pagos automatizados.

La solución se estructuró en torno a Zoho CRM y otras aplicaciones relacionadas de Zoho. Los módulos se organizaron según las propias reglas de la empresa.

Las integraciones y automatizaciones se añadieron como partes independientes del espacio de trabajo.

El cliente solicitó

  1. Unificar CRM, proyectos, contabilidad, marketing, soporte, RR. HH., inventario y aplicaciones personalizadas.
  2. Conectar herramientas, sitios web, formularios, pagos, ERP, comunicaciones y plataformas heredadas.
  3. Migrar, limpiar y estandarizar los datos históricos de los sistemas existentes.
  4. Automatizar la captura y el enrutamiento de clientes potenciales, seguimientos, aprobaciones, presupuestos, facturas y pagos.

Por qué el software prediseñado no encajaba

Los productos de enrutamiento se centran en asignar clientes potenciales a cuentas y vendedores, mientras que las herramientas de datos CRM se centran en limpiar y organizar registros. Un espacio de trabajo Zoho personalizado cubre la captura de clientes potenciales, los embudos de ventas y los traspasos a proyectos. También cubre la sincronización contable, la migración de datos y los informes en una sola solución.

Descripción del proyecto

La solución se diseñó en torno a Zoho CRM como espacio principal para gestionar clientes y ventas. Reúne clientes potenciales, oportunidades y seguimientos en un solo lugar.

Para gestionar operaciones conectadas, Zoho Projects y Zoho Books se incorporaron como partes relacionadas de la suite. Zoho Forms, Zoho Campaigns y Zoho Desk amplían el espacio de trabajo a otros procesos empresariales conectados.

Zoho Creator y Zoho Flow permiten conexiones adicionales.

El enrutamiento de clientes potenciales y la automatización de flujos gestionan las asignaciones y las transiciones de etapa. Las notificaciones y aprobaciones siguen el proceso de ventas del cliente.

Los registros históricos se importan desde hojas de cálculo, CRM heredados y otros sistemas. El mapeo y la validación de campos facilitan la migración.

Se prestó especial atención a los sistemas y reglas existentes del cliente. Las API y los webhooks conectan plataformas externas.

Deluge y Zoho Flow reducen los pasos manuales entre aplicaciones.

Funciones principales entregadas

  • Captura y gestión de clientes potenciales
  • Embudos de ventas y etapas de oportunidades personalizados
  • Enrutamiento y seguimientos automatizados de clientes potenciales
  • Aprobaciones, presupuestos, facturación y seguimiento de pagos
  • Traspasos de CRM a proyectos
  • Sincronización de CRM con contabilidad
  • Migración y limpieza de datos históricos
  • Campos y módulos personalizados
  • Paneles e informes de ventas

Se pueden añadir

+ Gestión documental + Extensiones de flujos de pago + Seguimientos por WhatsApp + Módulos personalizados adicionales + Migración de datos desde otros sistemas

Quién más puede usar esta solución

Estas empresas tienen una tarea similar y la misma solución puede adaptarse a sus flujos de trabajo de clientes, ventas, entrega y soporte.

Una empresa de contabilidad

Tarea Necesita coordinar consultas, registros de clientes, propuestas, trabajos recurrentes, documentos y facturación.
Cómo ayuda la solución La solución conecta la gestión de clientes potenciales con los traspasos a proyectos y contabilidad en un único espacio de trabajo para clientes.

Una agencia creativa

Tarea Necesita gestionar prospectos, etapas de ventas, entrega de proyectos, aprobaciones y comunicación con clientes.
Cómo ayuda la solución La solución conecta embudos, seguimientos, registros de proyectos, documentos e historial de actividad.

Una empresa de servicios de construcción

Tarea Necesita organizar consultas, presupuestos, aprobaciones, proyectos, documentos y registros de pagos.
Cómo ayuda la solución La solución conecta los procesos de ventas con los registros de proyectos y contabilidad, manteniendo visibles los seguimientos.

Stack tecnológico

Python

Servicios de integración CRM

Python permite servicios que trabajan con las API de Zoho CRM y flujos de datos relacionados.

JavaScript / TypeScript (Node.js)

Servicios de integración y automatización

Node.js permite usar Zoho Catalyst, conexiones CRM y servicios de integración de aplicaciones.

PHP

Integraciones de sistemas empresariales

PHP permite conexiones con servicios CRM, contables, de pagos y facturación.

zohocrmsdk8-0

Acceso a la API de Zoho CRM

zohocrmsdk8-0 (una biblioteca Python para las API de Zoho CRM v8) conecta el espacio de trabajo con Zoho CRM.

zcatalyst-sdk-node

Servicios de Zoho Catalyst

zcatalyst-sdk-node (un SDK de Node.js para Zoho Catalyst) permite servicios de aplicaciones basados en Zoho.

pyxero

Acceso contable a Xero

pyxero (una biblioteca Python para la API contable de Xero) permite conexiones con sistemas contables cuando es necesario.

invoice2data

Extracción de facturas PDF

invoice2data (una biblioteca Python para extraer datos de facturas PDF) lee información de facturas para flujos contables.

PDF

Gestión documental

Los archivos PDF contienen documentos que el espacio de trabajo puede procesar o adjuntar a registros de clientes.

Zoho CRM

Registros de clientes y ventas

El espacio de trabajo intercambia clientes potenciales, contactos, cuentas, oportunidades, etapas y actividades con Zoho CRM.

Zoho Projects

Traspasos a proyectos

Los registros CRM transfieren información de traspaso de proyectos a Zoho Projects.

Integraciones

Zoho CRM

El espacio de trabajo intercambia clientes potenciales, contactos, cuentas, oportunidades, etapas y actividades con Zoho CRM.

Zoho Projects

Los registros CRM transfieren información de traspaso de proyectos a Zoho Projects.

Zoho Books

La información de clientes y oportunidades se conecta con los registros contables de Zoho Books.

Zoho Forms

Los envíos de clientes potenciales desde Zoho Forms entran en el proceso de clientes potenciales del CRM.

External tools and legacy platforms

Las API, los webhooks, las integraciones de flujos de trabajo y las conexiones nativas intercambian registros con herramientas externas y sistemas heredados.

El resultado

El trabajo comercial permanece visible desde el cliente potencial hasta el seguimiento

El espacio de trabajo de clientes potenciales y embudos ofrece al vendedor o gerente una vista de registros de clientes potenciales, fuentes de referencia y etapas de oportunidades.

La barra de etapas del embudo muestra claramente la posición actual de las ventas, mientras que los filtros reducen la lista por fuente o responsable.

Cómo funciona

  1. El espacio de trabajo muestra registros de clientes potenciales, fuentes de referencia, datos de contacto, valores de oportunidades, etapas, responsables e historial de actividad.
  2. La barra de etapas del embudo presenta las oportunidades según su etapa actual.
  3. El espacio de trabajo muestra los controles de seguimiento y tareas junto al registro de la oportunidad.
Espacio de trabajo de clientes potenciales y embudo

Espacio de trabajo de clientes potenciales y embudo

Funciones en esta pantalla
Gestión de clientes potenciales Configurar embudos de ventas Automatizar la gestión de clientes potenciales Capturar clientes potenciales desde plataformas

El enrutamiento de clientes potenciales sigue las reglas del cliente

La pantalla de automatización reúne reglas de enrutamiento, transiciones de etapa y aprobaciones en un área de configuración. Permite aplicar la lógica de asignación del cliente en lugar de imponer una secuencia fija al proceso de ventas.

Un registro de estado de automatización muestra el historial de ejecución de flujos y el estado de las notificaciones, proporcionando al administrador del CRM un lugar claro para revisar las acciones automatizadas.

Cómo funciona

  1. El espacio de trabajo lee las fuentes de clientes potenciales, las reglas territoriales o de asignación, las etapas del embudo, los responsables de tareas y el estado de las notificaciones.
  2. El mapa de transición de etapas representa el movimiento configurado entre las etapas del embudo.
  3. El registro de estado de automatización muestra el historial de ejecución de flujos.
Consejo: Las reglas se organizan según las etapas de ventas, asignaciones y aprobaciones del propio cliente.
Reglas de enrutamiento y automatización de clientes potenciales

Reglas de enrutamiento y automatización de clientes potenciales

Funciones en esta pantalla
Automatización CRM Automatizar la gestión de clientes potenciales Mapear procesos empresariales

Los registros de clientes, proyectos y contabilidad permanecen conectados

El registro de traspaso reúne el resumen del cliente, la oportunidad relacionada y el estado del proyecto. Los enlaces contables, documentos e historial de comunicación siguen disponibles desde el mismo registro de cliente.

El registro mantiene los presupuestos o facturas junto al proyecto y la oportunidad conectados.

Cómo funciona

  1. El espacio de trabajo muestra datos de contacto y cuenta, etapa de la oportunidad, estado del proyecto, registros de presupuestos o facturas, documentos adjuntos e historial de comunicación.
  2. La sección de traspaso de proyectos presenta el estado del proyecto conectado.
  3. Los enlaces de registros contables conectan el registro del cliente con la información de presupuestos o facturas.
Registro de traspaso de cliente y proyecto

Registro de traspaso de cliente y proyecto

Funciones en esta pantalla
Sincronizar Zoho CRM y Books Integrar productos Zoho

El rendimiento de ventas es más fácil de revisar

El panel convierte la actividad del embudo, la conversión de clientes potenciales y la actividad comercial en una vista de gestión compartida. Los gerentes y analistas pueden revisar la actividad por fecha o responsable sin crear un informe independiente.

Los gráficos del embudo, las vistas de conversión, los widgets de actividad y los paneles de previsión mantienen juntos los principales indicadores de ventas.

Cómo funciona

  1. El panel presenta recuentos de clientes potenciales, etapas de oportunidades, actividad comercial, registros de conversión y datos de previsión.
  2. El gráfico del embudo muestra las oportunidades en sus distintas etapas.
  3. Los filtros de fecha y responsable acotan las vistas del panel.
Panel de rendimiento de ventas

Panel de rendimiento de ventas

Funciones en esta pantalla
Supervisar el rendimiento de ventas Configurar embudos de ventas Crear informes personalizados

Los sistemas conectados y los datos importados son más fáciles de controlar

La consola de integración y migración ofrece al integrador de sistemas o gestor de datos una vista clara de las aplicaciones conectadas, los mapeos de campos y los registros importados. Los eventos de sincronización y los errores de validación se muestran en la misma consola.

Esto facilita la migración de datos desde hojas de cálculo, CRM heredados y otros sistemas empresariales.

Cómo funciona

  1. La consola muestra las aplicaciones conectadas, los campos del sistema de origen, los campos mapeados, los lotes de importación, los eventos de sincronización y los errores de validación.
  2. La tabla de mapeo relaciona los campos del sistema de origen con los registros CRM.
  3. El estado de importación y el registro de sincronización muestran la actividad de migración y conexión.
Nota: Los errores de validación permanecen visibles en la consola para revisarlos durante la migración.
Consola de integración y migración de datos

Consola de integración y migración de datos

Funciones en esta pantalla
Integrar sistemas existentes Herramientas de migración de datos Importar al CRM

Qué ofrece la solución

Con esta solución, la empresa de servicios profesionales puede:

  • Capturar y enrutar clientes potenciales usando las reglas del cliente
  • Gestionar embudos de ventas, aprobaciones, presupuestos y seguimientos
  • Conectar registros de clientes con proyectos y contabilidad
  • Importar y estandarizar registros históricos
  • Revisar la actividad comercial, las conversiones y las previsiones
  • Añadir integraciones y módulos a medida que cambian los procesos empresariales

¿Podrían los sistemas prediseñados hacer el trabajo?

Antes del diseño, la tarea se comparó con productos prediseñados según sus propias descripciones.

Lo que necesita el cliente Plataformas de enrutamiento de clientes potenciales LeanData, LeadAngel Herramientas de gestión de datos CRM Insycle, Traction Complete, D&B Connect Plataformas de operaciones de ingresos Openprise, D&B Rev.Up ABX Solución personalizada
Unificar el CRM y las aplicaciones empresariales — — parcialmente
Conectar herramientas y sistemas externos parcialmente parcialmente
Migrar y estandarizar datos históricos —
Automatizar flujos de ventas y pagos — — —
Adaptarse a las reglas del cliente: etapas, roles e informes — — —
Todos los pasos en un solo lugar — — —
Sin pasos manuales entre programas parcialmente parcialmente

Según las descripciones públicas de los productos y su categoría.

Los productos prediseñados cubren partes del enrutamiento de clientes potenciales, la calidad de datos CRM y las operaciones de ingresos. Un producto prediseñado es suficiente cuando solo se necesita una de estas partes.

Este cliente necesitaba su propio software porque las funciones requeridas estaban repartidas entre productos independientes y no se ajustaban por completo a las reglas de la empresa.

En definitiva

En definitiva, la solución se creó para reducir el trabajo manual desde la llegada de un nuevo cliente potencial hasta las ventas y el traspaso al proyecto.

Preguntas frecuentes

¿Estás pensando en crear un sistema similar? Lee las respuestas siguientes para ver cómo encajan la configuración del CRM, la integración, la migración y la automatización.