PROYECTO

Gestión de relaciones con clientes para captar y dar seguimiento a leads

Desarrollo de software personalizado, Configuración de CRM de GoHighLevel, Captación de leads, Gestión del embudo de ventas, Automatización de correo y SMS, Reserva de citas, Integraciones CRM

  • Sector: Servicios de marketing
  • Eslovenia Ubicación: Eslovenia
  • Tiempo de entrega: 16 semanas
  • Tecnologías: JavaScript / TypeScript (Node.js), Python
4+ meses

La agencia de marketing del cliente dedica tiempo a trasladar consultas desde las fuentes de leads a los registros de contactos y las etapas de venta. La solución es un software de gestión de relaciones con clientes que capta leads desde canales conectados, los organiza en embudos de ventas y automatiza los seguimientos para el equipo de la agencia. También conecta citas, asignaciones del equipo e informes en GoHighLevel, proporcionando a la agencia un único lugar para gestionar los leads de sus clientes.

Resumen

Problema

La agencia gestiona leads, seguimientos, reservas e informes mediante procesos fragmentados que consumen tiempo del equipo.

Solución

La solución se convirtió en un CRM centralizado de GoHighLevel con fuentes de leads, embudos y flujos de comunicación conectados.

Resultado

El sistema está diseñado para reducir el trabajo manual y la repetición entre una nueva consulta, una cita reservada y una venta.

Historia del cliente

El cliente es una agencia de marketing de Eslovenia. Gestiona la automatización CRM para varias marcas o clientes y trabaja con consultas procedentes de sitios web, publicidad, redes sociales y llamadas.

El equipo dedica tiempo a organizar registros de contactos y calificar leads. También asigna responsables, mueve oportunidades entre etapas y mantiene los seguimientos alineados con las reservas.

También solicitó seguimientos condicionales por correo electrónico, SMS y WhatsApp.

La solución se estructuró en torno a registros de contactos, embudos de oportunidades, seguimiento de fuentes de leads y flujos de citas. Los permisos, paneles y la documentación respaldaron el trabajo del equipo de la agencia.

El cliente solicitó

  1. Probar, supervisar, optimizar, documentar y entregar los procesos CRM mediante formación y sesiones guiadas.
  2. Configurar GoHighLevel con contactos, etiquetas, campos, embudos, etapas y fuentes de leads.
  3. Captar y sincronizar leads desde sitios web, redes sociales, anuncios, webhooks y sistemas externos.
  4. Crear seguimientos condicionales por correo electrónico, SMS, WhatsApp, voz y mensajes sociales.

Por qué el software prediseñado no encajaba

Los productos prediseñados de enrutamiento de leads a cuentas se centran en relacionar leads con registros CRM y asignarlos mediante reglas de enrutamiento. Los productos de gestión de datos se centran en limpiar, conectar o enriquecer datos CRM. Este cliente necesitaba un sistema configurado para embudos, comunicación, reservas, pagos, notificaciones al equipo, informes, pruebas y documentación.

Descripción general del proyecto

La solución se diseñó en torno a los registros CRM de GoHighLevel, los embudos de oportunidades, los formularios y los calendarios. Los flujos de trabajo, paneles, permisos e informes completaron la estructura operativa.

Las etapas y las fuentes de leads siguen formando parte del mismo proceso CRM.

Para gestionar la captación de leads, se proporcionaron formularios, sitios web y canales sociales conectados. Los webhooks y los sistemas externos también intercambian información de leads cuando es necesario.

Los flujos condicionales envían seguimientos por correo electrónico, SMS y WhatsApp. También admiten acciones de voz y mensajes sociales.

Los activadores, las demoras, las ramificaciones y las condiciones de detención adaptan los mensajes a la etapa del lead.

Se prestó especial atención a la gestión de citas. El sistema admite reservas, confirmaciones y recordatorios, mientras que las tareas de llamadas y la recuperación de ausencias facilitan el siguiente paso.

La solución se organizó en módulos para poder añadir más adelante páginas de aterrizaje, plantillas de correo, notificaciones de WhatsApp y llamadas automatizadas. Los paneles, controles de calidad y conexiones externas ayudan al equipo de la agencia después de la entrega. La formación y la documentación también lo respaldan.

Funciones principales entregadas

  • Registros de contactos centralizados en GoHighLevel
  • Embudos de oportunidades y etapas de venta
  • Captación de leads desde canales conectados
  • Seguimiento de fuentes de leads
  • Automatización condicional de correo y SMS
  • Seguimientos por WhatsApp y mensajes sociales
  • Enrutamiento, calificación y asignación de leads
  • Reserva de citas y recordatorios
  • Pruebas de flujos y controles de calidad
  • Paneles de informes

Se pueden añadir

+ Páginas de aterrizaje + Plantillas de correo electrónico + Notificaciones de WhatsApp + Llamadas automatizadas + Paneles avanzados + Conexiones con herramientas externas

Quién más puede utilizar esta solución

Estas empresas tienen una tarea similar de gestión de leads, y la misma solución puede adaptarse a sus procesos de ventas y reservas.

Una empresa de coaching

Tarea Necesita calificar consultas y reservar llamadas o citas de ventas.
Cómo ayuda la solución La solución capta leads, los enruta, realiza seguimientos automáticos y conecta los datos de reservas con el embudo.
Servicios empresariales

Una empresa de educación y formación

Tarea Necesita convertir consultas en consultas programadas o ventas de programas.
Cómo ayuda la solución La solución organiza prospectos, envía mensajes condicionales, gestiona citas e informa sobre la actividad de los leads.
Servicios empresariales

Una organización de ventas outbound

Tarea Necesita asignación y seguimiento de leads, además de responsabilidad sobre los seguimientos del equipo.
Cómo ayuda la solución La solución mantiene responsables, etapas, actividad de mensajes e informes del equipo en un único proceso CRM.
Servicios profesionales

Pila tecnológica

JavaScript / TypeScript (Node.js)

Servicios CRM y de automatización

Este entorno conecta registros CRM, flujos de trabajo, canales de comunicación y servicios externos.

Python

Integraciones de CRM y calendario

Los servicios de Python conectan las API del CRM y los datos del calendario cuando el flujo lo requiere.

PHP

Integraciones de mensajería y CRM

Las integraciones PHP conectan los servicios de comunicación y CRM.

@gnosticdev/highlevel-sdk

Acceso a la API de GoHighLevel

Este SDK conecta la solución con las funciones de CRM y automatización de marketing de GoHighLevel.

ghl-sdk

Registros de GoHighLevel

Este SDK funciona con contactos, oportunidades, embudos, citas y flujos de trabajo en GoHighLevel.

gohighlevel-api-client

Conexión CRM con Python

Este cliente conecta los servicios de Python con la plataforma GoHighLevel.

twilio/sdk

Comunicación por SMS

Esta biblioteca conecta la mensajería SMS mediante Twilio.

whatsapp-web.js

Mensajería de WhatsApp

Esta biblioteca de Node.js permite gestionar mensajes de WhatsApp.

rrule

Fechas de calendario recurrentes

Esta biblioteca gestiona fechas recurrentes para los flujos de citas.

icalendar

Intercambio de eventos del calendario

Esta biblioteca lee y crea eventos de calendario para las conexiones de programación.

Integraciones

GoHighLevel

La solución intercambia con GoHighLevel contactos, oportunidades, embudos, citas, flujos de trabajo, mensajes y datos de informes.

Meta, Instagram, LinkedIn, and TikTok

Los canales sociales y publicitarios conectados proporcionan consultas de leads e información sobre sus fuentes.

Twilio

Twilio gestiona los SMS y los eventos de comunicación utilizados en los flujos de seguimiento.

WhatsApp

WhatsApp gestiona notificaciones y mensajes de seguimiento cuando el flujo lo requiere.

Google Calendar

La sincronización del calendario intercambia eventos de citas y disponibilidad.

Zapier and Make

Estas plataformas de automatización transfieren datos de leads, citas, pagos y plataformas externas entre sistemas conectados.

El resultado

Los leads permanecen organizados en un único embudo

La pantalla del embudo de leads ofrece a la agencia una vista compartida de contactos y oportunidades. Los datos de origen, las etiquetas y los campos personalizados permanecen visibles junto a la etapa de venta actual.

Los responsables y la actividad permanecen junto a la información necesaria para el siguiente seguimiento, en lugar de separarse en herramientas distintas.

Cómo funciona

  1. El CRM muestra registros de contactos, etapas de oportunidades, etiquetas, campos personalizados, datos de origen y actividad de correo y SMS.
  2. El embudo agrupa las oportunidades por etapa de venta y muestra los usuarios asignados.
  3. El feed de actividad presenta la comunicación relacionada con el contacto y la oportunidad.
  • Revisar leads captados
  • Asignar responsables
  • Mover oportunidades entre etapas
Embudo de leads y registro de contacto

Embudo de leads y registro de contacto

Funciones de esta pantalla
Gestión de la estructura CRM Configurar embudos de ventas Captar leads desde plataformas

Los seguimientos se adaptan a la situación del lead

El constructor de flujos reúne la comunicación condicional en un único proceso visual. Las acciones de correo, SMS y WhatsApp se conectan con demoras y ramificaciones. También se conectan con condiciones de detención.

La agencia puede probar y revisar el flujo antes de incorporarlo al proceso operativo.

Cómo funciona

  1. El flujo muestra bloques de activadores, correo, SMS, WhatsApp, demora, condición y condición de detención.
  2. Los registros de leads, respuestas, citas, etiquetas, etapas y actividad de mensajes avanzan por las ramas configuradas.
  3. El control de prueba del flujo verifica la ruta de comunicación configurada.
  • Crear seguimientos de varios pasos
  • Detener mensajes después de una reserva
  • Revisar la calidad del flujo
Consejo: Las reservas de citas y las respuestas de los leads pueden actuar como condiciones que cambian la ruta de seguimiento.
Constructor de flujos para seguimientos condicionales

Constructor de flujos para seguimientos condicionales

Funciones de esta pantalla
Automatización de correo y SMS Automatizar la gestión de leads Automatizar seguimientos Editar flujos de trabajo Comprobar la calidad del flujo

Las reservas se conectan con recordatorios y tareas

La pantalla de reservas conecta las citas con la gestión de leads. La disponibilidad del calendario, los detalles de la reserva y el estado de confirmación aparecen en una única vista de programación.

Los recordatorios y las tareas de llamadas respaldan el proceso de citas, incluida la recuperación de ausencias.

Cómo funciona

  1. El calendario muestra las franjas horarias disponibles, los datos de reservas y los eventos del calendario.
  2. El registro de la cita muestra el estado, el estado de confirmación y el estado del recordatorio.
  3. El panel de tareas de llamadas presenta las tareas relacionadas con el flujo de citas.
  • Crear citas online
  • Enviar recordatorios de citas
  • Gestionar la recuperación de ausencias
Calendario de reservas y detalles de la cita

Calendario de reservas y detalles de la cita

Funciones de esta pantalla
Crear citas online Configurar recordatorios de citas Automatizar el inicio de llamadas

Los responsables ven la actividad de leads y campañas

El panel de informes reúne las fuentes de leads, las reservas y las campañas en una sola vista. El estado de los pagos y la actividad del equipo también están disponibles para la revisión operativa.

Los responsables pueden comparar la actividad relacionada con la captación y el seguimiento sin separar la información del embudo y las reservas en informes independientes.

Cómo funciona

  1. El panel muestra datos de fuentes de leads, actividad de leads, reservas, conversiones, pagos y actividad del equipo.
  2. El gráfico de fuentes muestra los orígenes relacionados con las consultas captadas.
  3. El resumen del embudo, las métricas de reservas, el panel de campañas, el panel de pagos y la tabla del equipo presentan actualizaciones operativas.
  • Revisar el rendimiento de las fuentes
  • Supervisar reservas y conversiones
  • Comprobar la actividad del equipo
Nota: Los informes conectan la actividad de los leads con la información de reservas, pagos, campañas y equipo.
Panel de informes de leads y campañas

Panel de informes de leads y campañas

Funciones de esta pantalla
Panel RT Seguir el rendimiento de las fuentes de leads

Qué ofrece la solución

Con esta solución, la agencia puede:

  • Mantener contactos, etapas, etiquetas, campos personalizados y fuentes en un único CRM
  • Captar y enrutar leads desde canales conectados
  • Ejecutar seguimientos condicionales por correo, SMS, WhatsApp y redes sociales
  • Conectar citas con confirmaciones, recordatorios y tareas de llamadas
  • Revisar la actividad de campañas, reservas, pagos y equipo
  • Gestionar y documentar los flujos CRM de su propio equipo

¿Podrían los sistemas prediseñados hacer el trabajo?

Antes del diseño, la tarea se comparó con productos prediseñados según sus propias descripciones.

Lo que necesita el cliente Plataformas de enrutamiento de leads LeanData, LeadAngel, Traction Complete Gestión de datos CRM Insycle, Openprise, D&B Connect Plataformas de operaciones de ingresos D&B Rev.Up ABX Solución personalizada
Probar, supervisar y documentar procesos CRM — — —
Configurar registros y embudos CRM — — —
Captar y sincronizar leads — — —
Automatizar seguimientos multicanal — — —
Adaptarse a las reglas del cliente: etapas, roles e informes parcialmente — parcialmente
Todos los pasos en un solo lugar — — —
Sin pasos manuales entre programas — parcialmente

Según las descripciones públicas de los productos y su categoría.

Los productos prediseñados cubren partes del enrutamiento de leads, la gestión de datos CRM y las operaciones de ingresos. Un producto prediseñado es suficiente cuando solo se necesita una de estas partes.

Este cliente necesitaba su propio software porque los productos no se ajustaban a toda la tarea empresarial ni a las reglas de la agencia, las partes necesarias estaban repartidas entre productos distintos y los pasos entre ellos aún requerían configuración y coordinación.

Al final

Al final, la solución se creó para eliminar el trabajo manual del recorrido entre un nuevo lead, su seguimiento, la cita y el registro de venta.

Preguntas frecuentes

¿Estás pensando en crear un sistema similar? Lee las respuestas a continuación para ver cómo encajan la estructura CRM, la automatización, las reservas, las integraciones y la entrega al equipo.

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