Resumen
La agencia de ventas dedica tiempo a coordinar manualmente las conversaciones de WhatsApp, las actualizaciones del CRM, los seguimientos y los informes de campañas.
La solución se convirtió en un espacio de trabajo conectado para WhatsApp y CRM, con respuestas, programación, transferencia a agentes e informes.
El software está diseñado para reducir el trabajo manual y mantener conectada la mensajería con los registros del CRM.
Historia del cliente
El cliente es una agencia de ventas del Reino Unido. Gestiona conversaciones comerciales, seguimientos de clientes potenciales y comunicación con clientes mediante WhatsApp y registros del CRM.
La gestión manual requiere tiempo cuando las conversaciones, los cambios de etapa del CRM, los seguimientos y la actividad de las campañas deben mantenerse coordinados. Los agentes también necesitan acceder al historial cuando una respuesta automática pasa a una persona.
La solicitud era sencilla: conectar WhatsApp Business o Cloud API con el CRM de la agencia y otros sistemas existentes, manteniendo editables las respuestas automáticas y visible la actividad de los mensajes.
La solución se estructuró en cuatro áreas conectadas: una bandeja de conversaciones, seguimientos programados, informes de campañas y ajustes de integración con el CRM. La entrega solicitada también incluyó documentación, instrucciones de edición, notas de despliegue y una guía práctica.
El cliente necesitaba
- Conectar WhatsApp con el CRM, bases de datos o sistemas empresariales existentes.
- Editar respuestas mediante plantillas, palabras clave, preguntas frecuentes, programaciones o reglas de conversación.
- Controlar los datos de entrega, lectura, respuestas, errores, interacción y tiempo de respuesta.
- Proporcionar el código fuente, materiales de configuración, documentación y una guía práctica.
Por qué el software prediseñado no encajaba
Las plataformas prediseñadas de marketing y campañas cubren parte de la mensajería automatizada, pero sus propias descripciones también señalan funciones ausentes y problemas de integración. Este cliente necesitaba conversaciones vinculadas al CRM y seguimientos basados en etapas en un único espacio conectado, con transferencia a agentes e informes adaptados a sus propias reglas.
Resumen del proyecto
La solución se diseñó en torno a las reglas de mensajería reales de la agencia: los mensajes entrantes de WhatsApp, los cambios de etapa del CRM y los atributos de los contactos pueden activar la siguiente acción. El horario comercial, las palabras clave, las preguntas frecuentes y los tiempos de seguimiento también determinan la mensajería.
Para gestionar todo esto, se proporcionó una bandeja de entrada de conversaciones para mensajes entrantes y salientes, plantillas reutilizables e información de contactos. Las etiquetas y los indicadores de estado ayudan a los agentes, mientras que la transferencia a un agente mantiene las conversaciones vinculadas a su historial.
Una sección independiente de seguimiento gestiona los activadores de las etapas del CRM y los intervalos de tiempo. También combina campos personalizados con plantillas y mensajes programados, con controles para pausar o editar campañas.
Los informes de campañas reúnen segmentos de audiencia, vistas previas de plantillas y programaciones. Los resúmenes de entrega, los datos de lectura, las métricas de interacción y las exportaciones CSV facilitan la revisión de la actividad de las campañas.
La sección de integraciones se diseñó para las credenciales de API, la asignación de contactos y oportunidades del CRM y los eventos de webhook. Los estados de entrega, los registros de errores, la configuración de plantillas y la documentación siguen disponibles en la misma sección de ajustes.
Funciones principales entregadas
- Bandeja de conversaciones de WhatsApp con historial de mensajes
- Respuestas automatizadas mediante plantillas, palabras clave, preguntas frecuentes y reglas
- Seguimientos basados en etapas del CRM con controles de tiempo
- Programación de mensajes personalizados
- Transferencia a agentes en directo con etiquetas e indicadores de estado
- Informes de entrega e interacción de campañas de envío masivo
- Asignación de contactos y oportunidades del CRM
- Eventos de webhook, registros de errores y enlaces a la documentación
- Exportaciones CSV y JSON de conversaciones o entregas
