Resumen
El grupo hotelero gestiona reservas, disponibilidad de habitaciones, operaciones con huéspedes, facturación e informes en su negocio de hostelería.
La solución se convirtió en un sistema de reservas personalizado que conecta las operaciones hoteleras, la sincronización con OTAs, la facturación y los informes en un solo lugar.
El sistema está diseñado para reducir el trabajo manual y el tiempo dedicado a trasladar información de reservas entre tareas y herramientas del hotel.
Historia del cliente
El cliente es un grupo hotelero de Rumanía. Gestiona establecimientos de hostelería donde el personal coordina reservas, disponibilidad de habitaciones y llegadas de huéspedes.
La limpieza, la facturación y los informes forman parte de la misma operación diaria.
Los equipos de reservas necesitan disponer del inventario de habitaciones y los detalles de las reservas actualizados, mientras que el personal de recepción y limpieza sigue el estado de los huéspedes y las habitaciones. Los gerentes y contables también necesitan información financiera e informes.
La solicitud era sencilla: gestionar las reservas y las operaciones diarias del hotel en un solo sistema. Las reservas directas, la sincronización con OTAs, la facturación, los pagos y los informes también debían integrarse en la misma solución.
La solución se estructuró como un PMS hotelero modular con pantallas independientes para disponibilidad, reservas, sincronización con OTAs, limpieza e informes de ingresos. Las reglas de acceso, las integraciones y las futuras ampliaciones se trataron como parte de la estructura, no como herramientas separadas.
El cliente solicitó
- Gestionar centralmente las habitaciones, la disponibilidad y todo el ciclo de vida de las reservas
- Gestionar perfiles de huéspedes, historial, check-in, check-out y comunicaciones
- Conectar las reservas directas con OTAs y gestores de canales
- Gestionar facturación, facturas, pagos, contabilidad e informes financieros
Por qué el software estándar no encajaba
Los productos hoteleros estándar cubren el trabajo de recepción, las reservas y la limpieza. También incluyen finanzas, informes y gestión de varios establecimientos, pero su modelo de acceso y combinación de funciones pueden no adaptarse a este grupo hotelero. Se necesitaba un sistema de reservas personalizado para reunir reservas, CRM y operaciones en un solo flujo de trabajo. También debía admitir integraciones y reglas de acceso, incluida la compatibilidad con sistemas heredados cuando fuera necesario.
Descripción general del proyecto
La solución se diseñó en torno a información compartida sobre reservas para la disponibilidad, el trabajo de recepción y los informes. El inventario de habitaciones y el estado de las reservas permanecen conectados mientras el personal sigue cada reserva durante todo su ciclo de vida.
Para gestionar la selección de habitaciones, la pantalla de disponibilidad combina rangos de fechas, estado de las habitaciones y tipos de habitación. Las preferencias de los huéspedes y los detalles de la reserva completan la vista de selección, mientras que el calendario de reservas y los módulos de inventario mantienen conectada la información.
El gestor de reservas se diseñó para los equipos de recepción y reservas. Reúne en una sola pantalla la búsqueda de huéspedes, el estado de la reserva, el check-in, el check-out y el historial de reservas.
La sincronización con OTAs se proporcionó mediante un monitor independiente con canales conectados, colas de cambios, registros y acciones de reintento. Así, el equipo de reservas puede ver las reservas nuevas, modificadas y canceladas.
La solución también incluye un panel de limpieza y un dashboard de ingresos. Las acciones de facturación e informes, las exportaciones y las conexiones contables ofrecen a gerentes y contables una visión de la información operativa y financiera.
Funciones principales entregadas
- Calendario central de disponibilidad de habitaciones
- Selección de habitaciones y reservas
- Gestión del ciclo de vida de las reservas
- Perfiles de huéspedes e historial de reservas
- Seguimiento de check-in y check-out
- Sincronización de reservas con OTAs
- Panel de estado de habitaciones para limpieza
- Generación de facturas e informes
- Dashboard de ingresos y ocupación
